Coordinador de Eventos y Operaciones

SUPERVISOR: Director de Comunicaciones y Eventos
UBICACIÓN: Bahía de Tampa
CÓMO APLICAR: Por favor, envíe su currículum y carta de presentación a la siguiente dirección antes del 31 de mayo de 2025. Se aceptarán solicitudes hasta el 13 de junio de 2025:
Asunto: Puesto de Coordinador de Eventos y Oficina
[email protected]

FUNCIONES ESENCIALES

El Coordinador de Eventos y Operaciones desempeña dos funciones principales dentro de la Fundación de Pesca y Vida Silvestre de Florida. Bajo la supervisión del Director de Comunicaciones y Eventos, desempeñará un papel fundamental en la planificación y ejecución de los diversos eventos especiales de la Fundación, incluyendo su gran gala anual. Bajo la dirección del Presidente y Director Ejecutivo, actuará como enlace administrativo para la Junta Directiva de la Fundación, programando las reuniones de la Junta y sus comités, preparando la correspondencia y los materiales de las reuniones, y sirviendo como recurso administrativo para los miembros de la Junta que tengan preguntas.

El Coordinador de Eventos y Operaciones también será el administrador de la oficina de la Fundación en San Petersburgo. El Director de Comunicaciones y Eventos será su principal supervisor, y el Presidente y Director Ejecutivo ayudará a dirigir su trabajo con la Junta Directiva y la administración de la oficina. Colaborará con el personal de toda la organización, incluyendo a los miembros de la Junta Directiva, donantes, proveedores, personal de FWC y voluntarios.

FUNCIONES PRINCIPALES

Coordinación de eventos

• Coordinar la logística del evento, como la reserva del lugar, la selección de proveedores, los arreglos de catering, los presupuestos del evento, los cronogramas y la gestión en el lugar para galas de recaudación de fondos, reuniones de donantes y presentaciones educativas.
• Representar a la Fundación en eventos comunitarios y de socios para mejorar la visibilidad de la organización. Mantener registros detallados de la logística, los asistentes, los presupuestos y los resultados de los eventos.
• Trabajar en estrecha colaboración con organizadores de eventos externos y otros proveedores en la planificación y ejecución de eventos.
• Coordinar las reuniones del comité de eventos y las comunicaciones con los miembros del comité.

Enlace Administrativo con la Junta Directiva

• Liderar la planificación logística de las reuniones trimestrales de la Junta Directiva de la Fundación, asegurar hoteles, salas de reuniones, excursiones y transporte según sea necesario para reuniones en persona y programar llamadas de Zoom para reuniones de la Junta Directiva en línea (dos por año cada una).
• Mantener el sitio de intranet de la Fundación para los miembros de la Junta, garantizando la publicación oportuna de materiales de las reuniones de la Junta y los Comités, documentos de referencia y otra información.
• Supervisar la recopilación de materiales para cada libro de reuniones de la Junta y producir y difundir una versión electrónica e impresa.
• Tomar actas de cada reunión de la Junta Directiva y, cuando se solicite, de las reuniones de los Comités de la Junta Directiva.
• Mantener correspondencia periódica con la Junta sobre asuntos administrativos, incluida la logística para las próximas reuniones.

 Gestión de oficinas

• Garantizar el buen funcionamiento de la oficina de San Petersburgo, gestionando los suministros, el mantenimiento de los equipos y la organización de la oficina.
• Mantener el inventario de San Petersburgo de suministros para eventos, publicaciones y otros materiales de la Fundación.
• Establecer vínculos con el personal de FWC y los proveedores y prestadores de servicios relacionados con la oficina, manteniendo buenas relaciones y garantizando la prestación oportuna del servicio.
• Brindar asistencia administrativa al personal de San Petersburgo según sea necesario.

 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES CLAVE:

• Licenciatura y al menos tres años de experiencia laboral relacionada o una combinación equivalente de formación y experiencia. Se valora la experiencia en organizaciones sin ánimo de lucro y eventos.
• Altamente organizado, con gran atención a los detalles y probadas habilidades de gestión de proyectos, con capacidad para gestionar múltiples tareas simultáneamente y priorizar demandas en competencia.
• Sólidas habilidades interpersonales e inteligencia emocional, con la capacidad de interactuar con éxito con miembros de la Junta, donantes, colegas, empleados estatales y el público en general.
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
• Competencia en Microsoft Office y herramientas de gestión de proyectos.
• Pasión por la conservación y protección del medio ambiente.
• El conocimiento de los principios y prácticas de recaudación de fondos es una ventaja.
• Fluidez en español es un plus.

COMPLEJIDAD/RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS:

• Solucionador creativo de problemas con la capacidad de anticipar y abordar problemas potenciales antes de que surjan.
• Capacidad para adaptar o modificar proyectos y procesos en respuesta a circunstancias cambiantes, a menudo con poca antelación.
• Capacidad para interpretar directrices y analizar información.

DISCRECIÓN/LATITUD/TOMA DE DECISIONES:

• Las funciones se realizan bajo supervisión general y pautas establecidas.
• Demuestra sentido común, flexibilidad y trabajo en equipo con capacidad para ejercer un juicio independiente.
• Oportunidad de actuar con independencia en las tareas asignadas. Remite preguntas difíciles y problemas inusuales a su supervisor.

RESPONSABILIDAD/SUPERVISIÓN – FINANCIERA Y SUPERVISORA:

• Supervisar voluntarios, pasantes, proveedores o contratistas.
• La responsabilidad financiera puede incluir trabajar dentro de un presupuesto para completar proyectos y ayudar con el desarrollo del presupuesto y el cumplimiento de los objetivos de recaudación de fondos.
• Trabaja dentro del alcance de los objetivos estratégicos del programa.

COMUNICACIONES/CONTACTOS INTERPERSONALES:

• Experiencia demostrada en el uso de habilidades interpersonales efectivas, capacidad de escuchar, diplomacia y tacto para construir relaciones profesionales sólidas y motivar a proveedores, personal y voluntarios.
• Habilidades bien desarrolladas de comunicación escrita y oral, negociación y organización.

CONDICIONES DE TRABAJO/ESFUERZO FÍSICO:

• Me siento cómodo trabajando de forma remota la mayor parte del tiempo.
• El trabajo requiere solo un esfuerzo físico mínimo y/o tensión física. El entorno laboral implica una exposición poco frecuente a elementos desagradables.
• Se requiere viajar durante la noche, generalmente dentro de Florida.
• Debe tener transporte personal para visitar lugares, asistir a reuniones, etc.

La Fundación de Pesca y Vida Silvestre de Florida es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.