SUPERVISOR: Director General de Programas y Estrategia
UBICACIÓN: Tallahassee, Florida
FECHA DE PREPARACIÓN: 28 de julio de 2026
FUNCIONES ESENCIALES
El Coordinador de Programas Gubernamentales Es responsable de respaldar la creciente cartera de iniciativas de conservación de la Fundación para la Pesca y la Vida Silvestre de Florida, mediante el desarrollo y fortalecimiento de la función operativa del programa de conservación de la Fundación. Trabajando en estrecha colaboración con el Director Gerente de Programas y Estrategia, los Directores de Proyecto, el personal de Finanzas, las agencias estatales asociadas, los contratistas, la dirección de la Fundación y otros socios, este puesto funge como administrador principal de la Fundación para los aspectos operativos y administrativos de los proyectos de conservación liderados por la Fundación.
Este puesto es responsable de administrar las asignaciones legislativas, subvenciones, contratos y otros acuerdos de financiación que respaldan los programas de conservación de la Fundación. Como principal referente de la Fundación en materia de adquisiciones y administración de programas, el Coordinador de Programas Gubernamentales lidera la ejecución administrativa de los proyectos mediante la gestión de procesos de contratación competitivos, la administración de contratos, el cumplimiento normativo, la elaboración de informes, los reembolsos, la documentación, el control de proyectos y los sistemas operativos que garantizan que los proyectos cumplan con la normativa, sean financieramente responsables y se lleven a cabo con éxito.
A medida que la Fundación continúa ampliando su cartera de proyectos de conservación, este puesto desempeñará un papel fundamental en el desarrollo de la infraestructura organizativa necesaria para administrar un número creciente de iniciativas de conservación lideradas por la Fundación y financiadas con fondos públicos y privados, lo que permitirá a los directores de proyecto centrarse en la implementación técnica de los proyectos, la coordinación con los socios y los resultados de conservación.
RESPONSABILIDADES
- Administrar las asignaciones legislativas, las subvenciones estatales y federales, los acuerdos de financiación privada y otros mecanismos de financiación que apoyen las iniciativas de conservación dirigidas por la Fundación, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos aplicables en materia de financiación, contratos e informes.
- Liderar la administración de adquisiciones de la Fundación, planificando, gestionando y documentando licitaciones competitivas y otras actividades de adquisición. En colaboración con los directores de proyecto y demás personal, desarrollar estrategias de adquisición, alcances de trabajo, paquetes de licitación, materiales de evaluación, cronogramas de adquisición, documentación contractual y archivos de adquisiciones, garantizando el cumplimiento de los requisitos de adquisición aplicables, los acuerdos de financiación y las políticas de la Fundación.
- Brindar orientación y apoyo técnico a los directores de proyecto y al personal de la Fundación en lo que respecta a los requisitos de adquisición, las estrategias de licitación, la administración de contratos, los estándares de documentación, los requisitos de mantenimiento de registros y las mejores prácticas de adquisición para apoyar la implementación exitosa del proyecto.
- Preparar, coordinar y presentar informes de subvenciones, solicitudes de reembolso, facturas, entregables contractuales, enmiendas de financiación, modificaciones presupuestarias y documentación de cierre de proyectos.
- Garantizar el cumplimiento de los acuerdos de financiación, los contratos, los requisitos de los donantes, las normas de contratación pública y las políticas de la Fundación mediante el seguimiento de los entregables, los plazos, los requisitos de presentación de informes y la documentación justificativa.
- Gestionar la ejecución de contratos, las modificaciones, la documentación de seguros, los requisitos de cumplimiento de los contratistas, los archivos de contratos y la documentación del proyecto asociada.
- Mantener los presupuestos de los proyectos, el seguimiento de los gastos, los calendarios de reembolso, la documentación de financiación y los registros financieros en coordinación con el equipo de Finanzas.
- Desarrollar y mantener cronogramas de proyectos, seguimiento de hitos, elementos de acción, registros de decisiones, registros de riesgos y otros controles de proyecto que respalden la implementación exitosa del proyecto.
- Mantener actualizados el software de gestión de proyectos, los repositorios de documentos y los registros centralizados de proyectos para garantizar una documentación completa, precisa y organizada.
- Prepare resúmenes ejecutivos, paneles de control, materiales para la Junta Directiva, informes de agencias, informes para donantes, actualizaciones de proyectos y otras comunicaciones operativas.
- Establecer archivos de proyecto, calendarios de informes, requisitos de cumplimiento y flujos de trabajo administrativos para las nuevas iniciativas de conservación lideradas por la Fundación.
- Servir como punto principal de coordinación entre los directores de proyecto, el personal de finanzas, los contratistas, los consultores, los asesores legales, los socios de la agencia y otras partes interesadas en lo que respecta a los aspectos administrativos y operativos de los proyectos de conservación.
- Identificar oportunidades para mejorar los procesos de adquisición, administración de contratos, administración de fondos, gestión de proyectos, cumplimiento normativo, elaboración de informes y procesos operativos.
- Desarrollar y mantener procedimientos operativos estándar, plantillas, listas de verificación y documentos de orientación que respalden la función operativa del programa de conservación de la Fundación.
- Mantener el conocimiento institucional relacionado con las iniciativas de conservación dirigidas por la Fundación, incluidos los requisitos de financiación, las prácticas de adquisición, la administración de contratos, la documentación del proyecto, los requisitos de cumplimiento y las lecciones aprendidas en materia de operaciones.
- Representar a la Fundación en reuniones con el personal de la agencia, contratistas, consultores, socios financiadores, donantes y otras partes interesadas del proyecto en relación con la administración y las operaciones del proyecto.
- Realizar otras tareas que se le asignen.
REQUISITOS
- Licenciatura en Administración Pública, Administración de Empresas, Gestión de Proyectos, Política Ambiental, Recursos Naturales o un campo relacionado, y de tres a cinco años de experiencia progresivamente responsable en la administración de subvenciones, contratos, adquisiciones, cumplimiento normativo, operaciones de proyectos o programas relacionados; o una combinación equivalente de educación y experiencia.
- Experiencia demostrada en la administración de subvenciones, contratos, acuerdos de financiación o programas financiados con fondos públicos complejos dentro del gobierno, organizaciones sin fines de lucro, educación superior, consultoría o entornos similares.
- Experiencia demostrada en la planificación y administración de procesos de contratación competitivos, solicitudes de propuestas (RFP), invitaciones a licitar (ITB), solicitudes de cualificaciones (RFQ), solicitudes de cotizaciones (RFQ) o procesos de contratación similares, incluyendo la preparación de documentos de solicitud, materiales de evaluación, documentación contractual y registros de contratación.
- Experiencia en la preparación de informes, solicitudes de reembolso, documentación de adquisiciones, modificaciones de contratos, documentación de cumplimiento y otros entregables administrativos relacionados con proyectos complejos.
- Conocimientos prácticos de administración de subvenciones, administración de contratos, prácticas de adquisición, rendición de cuentas financieras y control de proyectos.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión de proyectos, con capacidad demostrada para gestionar múltiples proyectos complejos simultáneamente, cumpliendo al mismo tiempo con plazos de entrega ajustados.
- Gran atención al detalle y compromiso con el mantenimiento de una documentación precisa, organizada y lista para auditorías.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita, verbal, de edición e interpersonales.
- Capacidad demostrada para trabajar en colaboración con personal interno, contratistas, consultores, agencias de financiación, donantes, asesores legales y otros socios externos.
- Sólidas habilidades analíticas, organizativas y de resolución de problemas, junto con un buen criterio profesional.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office y de software de gestión de proyectos como Asana, Smartsheet, Microsoft Project o plataformas similares.
- Persona automotivada, responsable, adaptable y capaz de trabajar de forma independiente con mínima supervisión.
- Es muy deseable tener conocimientos sobre los requisitos de contratación pública de Florida, la administración de subvenciones estatales, las asignaciones legislativas o los proyectos financiados con fondos públicos.
- Se valorará el conocimiento de programas de conservación, restauración ambiental, infraestructura o recursos naturales.
- Compromiso con la misión de la Fundación de Pesca y Vida Silvestre de Florida y pasión por la conservación de los peces, la vida silvestre y los hábitats naturales de Florida.
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