SUPERVISOR: Director de Filantropía
UBICACIÓN: Tallahassee, Florida
FECHA DE PREPARACIÓN: 17 de agosto de 2026
FUNCIONES ESENCIALES
El/La Coordinador/a de Operaciones Administrativas y Filantrópicas (Coordinador/a) apoya las operaciones administrativas y las iniciativas de recaudación de fondos de la Fundación de Pesca y Vida Silvestre de Florida, brindando apoyo administrativo al equipo directivo de la oficina de Tallahassee y al Director/a de Filantropía, así como apoyo administrativo y coordinación para las actividades de recaudación de fondos. El apoyo a la recaudación de fondos incluye garantizar que las donaciones se procesen de manera precisa y eficiente, que los registros de los donantes se mantengan con un alto grado de exactitud y que el equipo de filantropía cuente con el apoyo administrativo y operativo necesario para construir relaciones sólidas con los donantes.
Este puesto constituye un recurso operativo clave para el equipo de filantropía, con la responsabilidad principal de procesar donaciones, enviar agradecimientos a los donantes, gestionar la base de datos, elaborar informes y realizar otras funciones administrativas relacionadas. Asimismo, gestiona la agenda y brinda apoyo administrativo al Director Ejecutivo y al Director General de Programas y Estrategia, ayudando a coordinar reuniones con donantes, socios, miembros de la junta directiva, personal y otras partes interesadas clave.
El/La coordinador/a trabaja en estrecha colaboración con los equipos de filantropía y finanzas para mantener registros precisos, respaldar procesos internos sólidos y garantizar que los donantes reciban una atención oportuna y personalizada. El/La candidato/a ideal es una persona muy organizada, meticulosa, con facilidad para trabajar con datos y sistemas, y capaz de gestionar múltiples prioridades con profesionalismo y discreción.
RESPONSABILIDADES
- Gestionar el procesamiento y registro diario de las donaciones, asegurando que se ingresen de forma precisa y oportuna en NEON CRM y que se codifiquen adecuadamente por fondo, campaña, origen y propósito.
- Preparar y coordinar cartas de agradecimiento a los donantes y recibos fiscales de manera oportuna, identificando las donaciones que requieren un agradecimiento personalizado o un seguimiento por parte del personal de filantropía.
- Mantener registros precisos y completos de donantes y constituyentes en NEON CRM, incluyendo información de contacto, relaciones, preferencias de comunicación, historial de donaciones, promesas de donación, donaciones recurrentes y restricciones de los donantes, garantizando al mismo tiempo la precisión e integridad general de la base de datos.
- Coordinar con el equipo de finanzas y filantropía la conciliación de donaciones, la documentación, la intención del donante y otros registros relacionados con las donaciones.
- Genere informes, listas de correo, historiales de donaciones y otros datos desde NEON CRM para respaldar la recaudación de fondos, la gestión de donantes, la conciliación de donaciones y otras actividades filantrópicas.
- Gestionar las agendas del Director Ejecutivo y del Director General de Programas y Estrategia, incluyendo la programación y coordinación de reuniones, llamadas, visitas de donantes y otras citas internas y externas, abordando de forma proactiva los conflictos de agenda y las prioridades.
- Coordinar la logística y la preparación de las reuniones para el Director Ejecutivo y el Director Gerente de Programas y Estrategia, lo que incluye preparar informes previos a las reuniones con donantes y posibles donantes, y comunicarse profesionalmente con los donantes, los miembros de la Junta Directiva, los socios, el personal y otras partes interesadas.
- Responder a las consultas habituales de los donantes relacionadas con contribuciones, recibos, información de contacto y otros asuntos administrativos, brindando una experiencia profesional y útil a los donantes.
- Apoyar las operaciones filantrópicas eficaces mediante el mantenimiento de archivos, registros, calendarios y procesos, e identificando oportunidades para mejorar la eficiencia y la coherencia.
- Brindar apoyo administrativo al Director Ejecutivo, al Director Gerente de Programas y Estrategia y al equipo de filantropía, y desempeñar otras funciones y proyectos especiales que se le asignen.
- Identificar las donaciones que requieren coordinación entre departamentos y crear y mantener un sistema de seguimiento en Asana para garantizar que se realicen las gestiones de seguimiento adecuadas, se cumplan los plazos y se respeten los compromisos de los donantes.
REQUISITOS
- Licenciatura en gestión de organizaciones sin fines de lucro, negocios, comunicaciones o un campo relacionado, y de uno a tres años de experiencia relevante en filantropía, administración de organizaciones sin fines de lucro, gestión de bases de datos, apoyo ejecutivo o un campo relacionado; o una combinación equivalente de educación y experiencia.
- Se requiere experiencia trabajando con bases de datos de donantes o sistemas CRM, incluyendo ingreso de datos, procesamiento de donaciones, elaboración de informes y mantenimiento de registros precisos de los donantes. Se valora la experiencia con NEON CRM.
- Persona altamente organizada, meticulosa, responsable y precisa, con capacidad para gestionar múltiples prioridades y plazos recurrentes en un entorno dinámico.
- Demuestra capacidad para trabajar de forma independiente, tomar la iniciativa, anticipar los siguientes pasos y ejercer un buen criterio.
- Experiencia en la gestión de calendarios, la programación de reuniones y la coordinación de la logística que involucra a múltiples partes interesadas internas y externas.
- Dominio de las aplicaciones de Microsoft Office 365, incluyendo Excel, Word, Outlook y PowerPoint.
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con capacidad para comunicarse profesionalmente con donantes, miembros de la Junta Directiva, personal de la Fundación, socios y otras partes interesadas.
- Capacidad para manejar con discreción información confidencial de donantes, financiera, de personal y organizativa.
- Gran capacidad para resolver problemas, con habilidad para adaptarse a prioridades cambiantes e identificar oportunidades para mejorar los procesos y la eficiencia.
- Se valorará el conocimiento de los principios y prácticas de recaudación de fondos.
- Se valorará el conocimiento y el compromiso con la conservación de la fauna y la flora, las actividades recreativas al aire libre y la protección del medio ambiente.
No llamar por teléfono, por favor.
La Fundación de Pesca y Vida Silvestre de Florida es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.
